Zawiadomienie o zwołaniu II Zgromadzenia Ogólnego Związku Pracodawców Firm Innowacyjnych, Doradczych i Rozwojowych ,,INDORO”

Szanowni Państwo,

na podstawie §16 ust. 7 oraz ust. 11–13 Statutu Zarząd Związku Pracodawców Firm Innowacyjnych, Doradczych i Rozwojowych „INDORO” zwołuje II Zgromadzenie Ogólne Członków, które odbędzie się:

24 czerwca 2026 r. (środa) o godz. 11.00

Zgromadzenie zostanie przeprowadzone w formule w pełni zdalnej, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej – platformy Microsoft Teams.

Porządek obrad Zgromadzenia Ogólnego

1. Otwarcie Zgromadzenia Ogólnego i przyjęcie porządku obrad

a) stwierdzenie prawidłowości zwołania Zgromadzenia i zdolności do podejmowania prawomocnych uchwał,
b) sprawdzenie obecności,
c) wybór Przewodniczącego Zgromadzenia i Protokolanta,
d) przyjęcie porządku obrad.

2. Przedstawienie sprawozdań za rok 2025 i podjęcie uchwał w sprawach sprawozdawczych

a) sprawozdanie z działalności Zarządu,
b) sprawozdanie finansowe,
c) sprawozdanie Komisji Rewizyjnej,
d) sprawozdanie Przewodniczącego Rady,
e) zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2025 r.,
f) przyjęcie sprawozdania z działalności Zarządu,
g) przyjęcie sprawozdania z działalności Komisji Rewizyjnej,
h) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Przewodniczącego Rady,
i) udzielenie absolutorium członkom Zarządu,
j) udzielenie absolutorium Przewodniczącemu Rady,
k) udzielenie absolutorium członkom Komisji Rewizyjnej.

3. Omówienie planów i kierunków działania Organizacji

a) propozycje programowe Zarządu i Rady,
b) dyskusja i wnioski członków.

4. Sprawy różne i wolne wnioski

5. Zamknięcie obrad Zgromadzenia Ogólnego

Udział w Zgromadzeniu i pełnomocnictwa

W Zgromadzeniu Ogólnym mogą uczestniczyć członkowie założyciele, członkowie zwyczajni oraz członkowie wspierający Związku, przy czym prawo głosu przysługuje członkom założycielom i członkom zwyczajnym.

Członek Związku niebędący osobą fizyczną uczestniczy w Zgromadzeniu przez osobę uprawnioną do działania w jego imieniu, zgodnie z zasadami reprezentacji, albo przez pełnomocnika.

Dopuszcza się udział w Zgromadzeniu przez pełnomocnika na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej. Skan podpisanego pełnomocnictwa należy przesłać najpóźniej do dnia 23 czerwca 2026 r. do godz. 15.00 na adres e-mail: biuro@indoro.org.

Miejscem Zgromadzenia Ogólnego, zgodnie z §16 ust. 3 Statutu, jest Warszawa – siedziba Związku przy ul. Pańskiej 98/60. Zgromadzenie zostanie przeprowadzone w całości w trybie zdalnym, zgodnie z §16 ust. 11–13 Statutu.

Informacja o sposobie uczestnictwa

Zgromadzenie odbędzie się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Uczestnicy będą mogli:

• śledzić transmisję obrad w czasie rzeczywistym,
• zabierać głos w toku obrad,
• wykonywać prawo głosu osobiście albo przez pełnomocnika,
• brać udział w głosowaniach, w tym w głosowaniach tajnych, za pomocą rozwiązania elektronicznego zapewniającego tajność głosowania.

Link do udziału w Zgromadzeniu oraz dane dostępowe zostaną przesłane uczestnikom co najmniej 3 dni przed terminem obrad.

Regulamin udziału zdalnego został opublikowany na stronie internetowej Związku zgodnie z §16 ust. 13 pkt 4 Statutu.

W imieniu Zarządu

Wojciech Drabko
Prezes Zarządu

REGULAMIN UDZIAŁU ZDALNEGO w II Zgromadzeniu Ogólnym Związku Pracodawców Firm Innowacyjnych, Doradczych i Rozwojowych „INDORO”, zwołanym na dzień 24 czerwca 2026 r.

§1. Podstawa prawna

1. Regulamin określa zasady udziału w II Zgromadzeniu Ogólnym Związku Pracodawców Firm Innowacyjnych, Doradczych i Rozwojowych „INDORO”, zwołanym na dzień 24 czerwca 2026 r.
2. Zgromadzenie jest przeprowadzane w trybie w pełni zdalnym, zgodnie z §16 ust. 11–13 Statutu Związku.
3. Udział zdalny zapewnia uczestnikom możliwość:
   1. śledzenia transmisji obrad w czasie rzeczywistym,
   2. dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym,
   3. zabierania głosu w toku obrad,
   4. wykonywania prawa głosu osobiście albo przez pełnomocnika.

§2. Termin i miejsce Zgromadzenia

1. Zgromadzenie Ogólne odbędzie się w dniu 24 czerwca 2026 r. o godz. 11.00.
2. Miejscem Zgromadzenia w rozumieniu §16 ust. 3 Statutu jest Warszawa – siedziba Związku przy ul. Pańskiej 98/60.
3. Zgromadzenie zostanie przeprowadzone zdalnie przy wykorzystaniu platformy Microsoft Teams.
4. Zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych członków Związku, pod warunkiem ich prawidłowego powiadomienia o Zgromadzeniu.

§3. Dostęp i identyfikacja uczestników

1. Link do udziału w Zgromadzeniu oraz dane dostępowe zostaną przesłane uprawnionym osobom co najmniej 3 dni przed terminem Zgromadzenia, na adresy e-mail wskazane przez członków Związku.
2. Link i dane dostępowe mają charakter indywidualny i nie powinny być udostępniane osobom trzecim.
3. Uczestnik powinien dołączyć do spotkania z użyciem:
   1. imienia i nazwiska,
   2. nazwy reprezentowanego członka Związku.
4. Uczestnik powinien posiadać urządzenie umożliwiające odbiór dźwięku i obrazu, zabieranie głosu oraz udział w głosowaniach.
5. W przypadku wątpliwości dotyczących tożsamości uczestnika Przewodniczący Zgromadzenia może zażądać jej dodatkowej weryfikacji, w szczególności poprzez włączenie kamery albo okazanie dokumentu w sposób nienaruszający zasad ochrony danych osobowych.
6. Odmowa potwierdzenia tożsamości może skutkować niedopuszczeniem uczestnika do głosowania.

§4. Uczestnicy i pełnomocnictwa

1. W Zgromadzeniu mogą uczestniczyć:
   1. osoby uprawnione do reprezentowania członków Związku,
   2. pełnomocnicy członków Związku,
   3. członkowie wspierający – bez prawa głosu,
   4. inne osoby zaproszone przez Zarząd, bez prawa głosu.
2. Pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie pisemnej.
3. Skan podpisanego pełnomocnictwa należy przesłać na adres biuro@indoro.org najpóźniej do dnia 23 czerwca 2026 r. do godz. 15.00.
4. Pełnomocnictwo powinno umożliwiać ustalenie:
   1. członka Związku udzielającego pełnomocnictwa,
   2. osoby udzielającej pełnomocnictwa i jej umocowania do działania w imieniu członka,
   3. imienia i nazwiska pełnomocnika,
   4. zakresu umocowania.
5. Jeden pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego członka Związku, jeżeli posiada odrębne pełnomocnictwo od każdego z nich.

§5. Przebieg obrad i zabieranie głosu

1. Obradami kieruje Przewodniczący Zgromadzenia.
2. Uczestnicy mogą zgłaszać chęć zabrania głosu za pomocą funkcji „Podnieś rękę”, czatu albo ustnie – zgodnie ze wskazaniami Przewodniczącego Zgromadzenia.
3. Przewodniczący udziela głosu uczestnikom oraz może określić kolejność i czas wypowiedzi.
4. Uczestnicy są zobowiązani wyłączać mikrofon, gdy nie zabierają głosu.
5. Wypowiedzi powinny dotyczyć spraw objętych porządkiem obrad.

§6. Głosowania

1. Każdemu członkowi założycielowi i członkowi zwyczajnemu przysługuje jeden głos.
2. Członek wykonuje prawo głosu przez osobę uprawnioną do jego reprezentowania albo przez pełnomocnika.
3. Głosowania jawne przeprowadzane są przy wykorzystaniu funkcji platformy Microsoft Teams, elektronicznego formularza do głosowania albo przez wyraźne oświadczenie uczestnika złożone do protokołu.
4. Przed rozpoczęciem każdego głosowania Przewodniczący Zgromadzenia podaje:
   1. treść projektu uchwały albo wniosku,
   2. sposób oddawania głosu,
   3. czas przeznaczony na głosowanie.
5. Głosowania tajne są przeprowadzane za pomocą rozwiązania elektronicznego zapewniającego:
   1. możliwość udziału wyłącznie osób uprawnionych,
   2. oddanie jednego głosu w imieniu każdego reprezentowanego członka,
   3. brak możliwości przypisania treści głosu do osoby głosującej w ogłaszanych wynikach.
6. Szczegółowa instrukcja udziału w głosowaniu tajnym zostanie przekazana uczestnikom przed rozpoczęciem głosowania.
7. Wyniki głosowań ogłasza Przewodniczący Zgromadzenia po ich podliczeniu i przekazuje do ujęcia w protokole.
8. W przypadku problemu technicznego z oddaniem głosu uczestnik powinien niezwłocznie poinformować o tym Przewodniczącego lub Protokolanta przed zamknięciem głosowania.

§7. Problemy techniczne

1. Uczestnik powinien zgłosić problemy techniczne:
   1. za pomocą czatu platformy Microsoft Teams,
   2. na adres e-mail biuro@indoro.org,
   3. telefonicznie na numer wskazany uczestnikom przed rozpoczęciem Zgromadzenia.
2. W przypadku problemów technicznych dotyczących pojedynczego uczestnika Przewodniczący może kontynuować obrady, jeżeli uczestnik miał możliwość śledzenia obrad i oddania głosu albo problem wynikał z urządzenia lub połączenia pozostającego po stronie uczestnika.
3. W przypadku awarii uniemożliwiającej udział znacznej części uczestników albo prawidłowe przeprowadzenie głosowania Przewodniczący może zarządzić przerwę.
4. Po usunięciu awarii obrady są wznawiane od momentu, w którym zostały przerwane.
5. Jeżeli awaria wystąpiła podczas głosowania i mogła wpłynąć na jego wynik, głosowanie przeprowadza się ponownie.

§8. Ochrona danych i utrwalanie obrad

1. Dane uczestników są przetwarzane w zakresie niezbędnym do organizacji Zgromadzenia, potwierdzenia uprawnień do udziału oraz sporządzenia dokumentacji obrad.
2. Uczestnicy nie mogą samodzielnie nagrywać, transmitować ani udostępniać przebiegu Zgromadzenia bez zgody Przewodniczącego Zgromadzenia.
3. Jeżeli obrady będą nagrywane przez Związek, uczestnicy zostaną o tym poinformowani przed rozpoczęciem nagrywania.
4. Nagranie, jeżeli zostanie wykonane, może służyć wyłącznie sporządzeniu protokołu i dokumentacji Zgromadzenia, a następnie powinno zostać usunięte po ustaniu celu jego przechowywania.

§9. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników Zgromadzenia.
2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się postanowienia Statutu Związku oraz decyzje Przewodniczącego Zgromadzenia podejmowane w granicach Statutu.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania na stronie internetowej Związku.

Pełnomocnictwo do udziału w II Zgromadzeniu Ogólnym INDORO 24.06.2026 (proponowana treść)

PEŁNOMOCNICTWO do udziału w II Zgromadzeniu Ogólnym Związku Pracodawców Firm Innowacyjnych, Doradczych i Rozwojowych „INDORO”

Ja, niżej podpisany/a:

Imię i nazwisko: ……………………………………………………………………….

Stanowisko: ………………………………………………………………………………

działając w imieniu:

Nazwa członka Związku: ………………………………………………………………

Siedziba: …………………………………………………………………………………..

NIP: …………………………………………………………………………………………..

niniejszym udzielam pełnomocnictwa:

Imię i nazwisko pełnomocnika: …………………………………………………………

Adres e-mail pełnomocnika: ………………………………………………………….

do reprezentowania wskazanego wyżej członka Związku podczas II Zgromadzenia Ogólnego Związku Pracodawców Firm Innowacyjnych, Doradczych i Rozwojowych „INDORO”, które odbędzie się w dniu 24 czerwca 2026 r.

Pełnomocnik jest uprawniony do:

• udziału w obradach Zgromadzenia Ogólnego;
• zabierania głosu;
• zgłaszania wniosków;
• wykonywania prawa głosu we wszystkich sprawach objętych porządkiem obrad;
• wykonywania prawa głosu według własnego uznania;
• udziału w głosowaniach jawnych i tajnych;
• podpisywania dokumentów związanych z udziałem w Zgromadzeniu, jeżeli będzie to wymagane.

Pełnomocnictwo obejmuje również udział w Zgromadzeniu Ogólnym po przerwie w obradach, jeżeli przerwa zostanie zarządzona.

Pełnomocnictwo zostaje udzielone jednorazowo.

Data: …………………………………………………………………………………………..

Podpis osoby uprawnionej do reprezentacji członka Związku:

………………………………………………………………………………………………….